Eine Abmahnung ist unangenehm, aber selten das Ende des Arbeitsverhältnisses. Diese Schritte helfen Ihnen, richtig zu reagieren und Ihre Position zu sichern.
Der Zugangszeitpunkt der Abmahnung ist wichtig für spätere Fristen und die Einordnung, wie zeitnah der Arbeitgeber auf den Vorfall reagiert hat.
Wird eine Unterschrift verlangt, unterschreiben Sie nur mit dem Zusatz „nur zur Kenntnis genommen, Inhalt wird bestritten" – niemals kommentarlos.
Notieren Sie zeitnah Ihre eigene Erinnerung an den Vorfall, mögliche Zeugen und Beweismittel – je länger Sie warten, desto schwerer wird die Rekonstruktion.
Lassen Sie zeitnah prüfen, ob die Abmahnung inhaltlich zutrifft, formal korrekt und verhältnismäßig ist.
Wenn der in der Abmahnung geschilderte Sachverhalt aus Ihrer Sicht falsch, unvollständig oder überzogen dargestellt ist, haben Sie das Recht, eine schriftliche Gegendarstellung zu verfassen und deren Aufnahme in die Personalakte zu verlangen. Eine gute Gegendarstellung ist sachlich, konkret und widerspricht dem Vorwurf Punkt für Punkt, statt sich in allgemeinen Beteuerungen zu erschöpfen. Sie sollte den eigenen Sachverhalt darstellen, etwaige mildernde Umstände benennen und mit der ausdrücklichen Bitte verbunden werden, das Schreiben zur Personalakte zu nehmen. Auch wenn eine Gegendarstellung die Abmahnung nicht automatisch entfernt, dokumentiert sie Ihre Position für den Fall einer späteren Kündigung oder eines Rechtsstreits.
Ist die Abmahnung inhaltlich unrichtig, beruht sie auf einem Bagatellvorwurf oder ist sie formell fehlerhaft, besteht ein Anspruch auf vollständige Entfernung aus der Personalakte. Dieser Anspruch ergibt sich aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers in Verbindung mit der arbeitsvertraglichen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. In der Praxis empfiehlt sich zunächst ein außergerichtliches Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung; reagiert der Arbeitgeber nicht, kann die Entfernung im Klageweg vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt werden.
Eine unwirksame Abmahnung entfaltet dennoch faktische Wirkung, solange sie in der Personalakte verbleibt. Handeln Sie zeitnah, um sie förmlich entfernen zu lassen, statt sich nur auf ihre spätere Unwirksamkeit in einem möglichen Kündigungsschutzprozess zu verlassen.
Eine gesetzliche Verjährungsfrist für Abmahnungen existiert nicht. In der Rechtsprechung hat sich jedoch die Praxis etabliert, dass eine Abmahnung nach etwa zwei bis drei Jahren ohne einschlägigen weiteren Vorfall ihre Warnfunktion verliert und dann regelmäßig nicht mehr als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung herangezogen werden kann. Das gilt jedoch nicht automatisch – die Abmahnung bleibt formal in der Personalakte, bis sie entfernt wird oder der Arbeitgeber sie von sich aus streicht.
Eine einzelne Abmahnung führt in aller Regel noch nicht zur Kündigung. Kritisch wird es, wenn mehrere Abmahnungen wegen gleichartiger oder vergleichbarer Pflichtverletzungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums ausgesprochen werden. Der Arbeitgeber muss dabei stets nachweisen können, dass es sich um einschlägige, also sachlich vergleichbare Verstöße handelt – eine Abmahnung wegen Zuspätkommens rechtfertigt beispielsweise keine Kündigung wegen eines späteren, gänzlich anderen Fehlverhaltens. Wer mehrere Abmahnungen erhalten hat, sollte diese in ihrer Gesamtheit rechtlich prüfen lassen, da bereits eine einzige unwirksame Abmahnung in der Kette die gesamte Argumentation des Arbeitgebers erschüttern kann.
Nicht selten nutzen Arbeitgeber eine Abmahnung, um im Anschluss Druck für den Abschluss eines Aufhebungsvertrags aufzubauen. Lassen Sie sich in dieser Situation nicht zu einer schnellen Unterschrift drängen. Ein Aufhebungsvertrag beendet das Arbeitsverhältnis unmittelbar und kann, anders als eine Kündigung, nicht durch eine Kündigungsschutzklage rückgängig gemacht werden. Zudem drohen bei einem Aufhebungsvertrag regelmäßig eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld. Prüfen Sie daher stets zunächst, ob die zugrundeliegende Abmahnung überhaupt wirksam ist, bevor Sie über einen Aufhebungsvertrag verhandeln.
Sie müssen nur die Kenntnisnahme bestätigen, nicht den Inhalt anerkennen. Vermerken Sie handschriftlich „nur zur Kenntnis genommen, Inhalt wird bestritten".
Sachlich den Vorwurf konkret bestreiten oder relativieren, eigenen Sachverhalt darstellen und schriftlich mit der Bitte um Aufnahme zur Personalakte einreichen.
Ja, sofern die Abmahnung inhaltlich unrichtig, unverhältnismäßig oder formell fehlerhaft ist. Der Anspruch kann notfalls gerichtlich durchgesetzt werden.
Häufige Gründe: zu unbestimmter Vorwurf, fehlende Kündigungsandrohung, unverhältnismäßiger Anlass oder ein falscher bzw. nicht beweisbarer Sachverhalt.
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Nach etwa zwei bis drei Jahren ohne weiteren Vorfall verliert sie in der Praxis meist ihre Warnfunktion.
In der Regel nicht direkt. Bei verhaltensbedingten Kündigungsgründen ist meist zunächst eine einschlägige Abmahnung erforderlich, außer bei besonders schweren Pflichtverletzungen.
Unverbindlich — wir prüfen, ob Ihre Abmahnung wirksam ist und wie Sie am besten reagieren.